REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Mursun sukuseura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, laadittu 15.4.2026.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Mursun sukuseura ry.
osoite: sukuseuran kulloisenkin sihteerin osoite
e-mail:
2. REKISTEREISTÄ VASTAAVAT YHTEYSHENKILÖT
Jäsenrekisteristä vastaa aina sukuseuran sen hetkinen sihteeri, jäsenmaksurekisteristä rahastonhoitaja sekä sukutauluista sukuluettelon pitäjä. Heidän nimensä löytyvät seuran nettisivuilta yhteystiedoista.
3. REKISTERIN NIMI
Mursun sukuseura ry.:n jäsenten osoiterekisteri, jäsenmaksurekisteri ja sukuluettelo.
4. OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
- henkilön suostumus: sukuseuran jäsenet ovat itse hakeutuneet jäseniksi ja luovuttaneet mm. osoitetietonsa
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu: jäsenyys sukuseurassa
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietoja ei myöskään luovuteta ulkopuolisille mihinkään tarkoituksiin.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Jäsenten osoiterekisterissä on Mursun sukuseura r.y.:n jäsenistön yhteystiedot (osoite ja mahdollinen sähköpostiosoite), jäsenmaksurekisterissä tiedot maksetuista jäsenmaksuista (ei euromääräisellä tasolla) ja sukutauluissa jäsenen nimi, syntymäaika ja –paikka, ammatti sekä perheenjäsenten vastaavat tiedot siinä laajuudessa, jotka jäsen on itse halunnut seuralle luovuttaa sekä tiedot jäsenten keski näisistä sukulaisuussuhteista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito sukuseura jäsenistöön, jäsenmaksujen seuranta sekä sukulaisuussuhteiden selvittäminen. Jäsenten tiedot säilytetään henkilön jäsenyyden ajan. Kun henkilö ilmoittaa eroavansa sukuseurasta, niin hänen osoitetietonsa poistetaan. Nimitieto siirretään ns. passiivitiedostoon, joka säilytetään erillään aina sen hetkisistä varsinaisten, aktiivisten jäsenten tiedoista. Tiedot säilytetään, jotta mahdollinen paluu jäseneksi kävisi helposti. Sukutauluihin tallennetut tiedot säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeenkin, mutta ne säilytetään täysin erillään varsinaisista jäsentiedoista.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta missään tapauksessa muille tahoille ilman asianosaisen henkilön suostumusta.
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietoja ei säilytetä Internet-palvelimilla. Tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka esim. lähettävät jäsenkirjeitä tai tarkistavat jäsenmaksutilannetta.
9. TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tiedot on tarkistettavissa sukutapaamisen yhteydessä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua muulloin kuin sukutapaamisen yhteydessä, tulee hänen esittää pyyntö kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle etukäteen ennen sukutapaamista.
10. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Jos /kun jäsen ilmoittaa eroavansa sukuseurasta, hänen osoitetietonsa poistetaan ns. aktiivisesta käytöstä. Nimet säilytetään yksinkertaisessa luettelossa. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).